Autor: Äripäeva eriprojektide ja sisuturunduse üksus: [email protected] • 4. juuni 2019

Kontori kolimine on midagi sellist, mida ei juhtu just sageli. See on piisavalt ebamugav ettevõtmine, mis paneb lisaks ettevõtte elu hetkeks seisma. Vahel on võimalik kolimise vajadust veidi edasi lükata, hinnates praegust ruumikasutust. Aga kui see siiski on ühel hetkel vältimatu, tuleb alustada planeerimisest ja ettevalmistustest – see tagab kogu kolimisprotsessi sujuvuse.

Kolimise planeerimine

Planeerimine ja ettevalmistustööd on kolimise alustalad. Need hõlmavad kindlasti väga paljude administratiivsete küsimuste läbi mõtlemist – alustades uues kohas internetiga liitumisest, mööbli ja töökohtade teoreetilisest paigutamisest, lõpetades koostööpartnerite informeerimisega uuenenud aadressist. Nii võib kolimiseks kuluda isegi aasta (loe artiklit siit). Enamasti on kontori kolimine siiski paari-kolme kuuga teostatav.

Ära ei tasu unustada ka suhtlemist uue kontoripinna omaniku või majahalduriga – sealt võib selguda, et kolimine on võimalik ainult kindlal nädalapäeval, kellaajal vms, mis omakorda nõuab planeerimist.

Kontori kolimiseks on mõistlik kirja panna tööplaan eeltöödeks ja kolimispäevaks. Oluline on tööplaane töötajatele kommunikeerida ning ka igaühele ülesanded ja vastutusalad laiali jagada. Soovitav on pidada nõu ka professionaalse kolimisfirmaga. Isegi siis, kui otsustate reaalselt kolida oma jõududega.

Ettevalmistused

Juba kolimise planeerimise faasis võiks ühendust võtta mõne vastavat teenust pakkuva ettevõttega ning küsida nõu nii vajaliku pakkematerjali tüübi, hulga kui ka koguse osas. Samuti oskavad kolimisspetsialistid jagada soovitusi, kuidas kontorimööblit, -tehnikat jms kõige paremini pakkida, et see oleks kasutuskõlbulik ka pärast kolimist.

Mõned kasulikud näpunäited kolimise ettevalmistamiseks:

•Varuge piisavalt sobivat pakkematerjali (kastid, mullikile, pakkekile jne.);

•Tekitage üleliigsete asjade, prahi, dokumentide jms utiliseerimise võimalus (erineva otstarbega konteinerid);

•Lauad, lauasahtlid, riiulid, kapid jms. tuleb tühjendada;

•Sahtlid ning kapiuksed tuleb lukustada või näiteks kinni teipida;

•Õrnad ja kergesti purunevad asjad tuleb hoolikalt pakkida;

•Lahti monteeritud kontorimööbel tuleb tähistada – et see ikka õigetest osadest hiljem kokku pandaks;

•Pakendage kontoritehnika võimalusel originaalpakenditesse;

•Eemaldage printerist toonerid;

•Tühjendage vett sisaldavad anumad (kohvimasin, veeautomaat, veekeetja);

•Tähistage inventar ja kolimiskastid – kuhu miski uuel pinnal paigutub. Kasuta näiteks uut kontori plaani;

•Kui inventar jääb vanasse kontorisse, tasub märgistada see näiteks „Ära koli“ vms.

Kolimispäev – oma jõududega või kolimisfirma abiga?

Kui esiti tundub, et kontori saab füüsiliselt kolitud oma jõududega, siis tasub see mõte mitu korda üle mõelda. Ettevõtte jaoks on iga minut arvel, sest aeg on raha. Aga kas oma töötajate täies ulatuses rakendamine kolimisprotsessis on tegelikult ka otstarbekas? Ehk on mõistlik usaldada see töö professionaalidele, kes seda igapäevaselt teevad ning tänu sellele ka sujuvuse suudavad tagada.

Valiku kolimisteenuse pakkujaid leiate portaalist neti.ee.

Kolimisettevõtted pakuvad erinevaid lahendusi, valida saab täislahenduse või teatud töölõikude vahel. Näiteks täislahendus hõlmab projektijuhi, kes teeb kolimisplaani, pakkematerjali, pakkimist, transporti, lahti pakkimist, vajadusel ka mööbli tagasi kokku monteerimist jms. Aga alati on võimalik kolimisplaan teha ise ning kasutada kolimisfirma abi vaid transportimiseks.

Kolimisettevõtte kasuks räägib asjaolu, et nende transporditav kaup on kindlustatud. Seega kui mõni ese kolimise käigus kannatada saab või katki läheb, vastutab selle eest kolimisfirma. Oma jõududega kolimise puhul selline risk reeglina maandatud ei ole.

Uus kontor, uus mööbel

Kui vanast kontorist justkui ei tahagi väga mööblit kaasa võtta, siis alati on võimalik soetada uus. Võib ka juhtuda, et pärast mööbli paigutamist selgub, et furnituuri või kodutehnikat vaja juurde või asendada, leiate kõik vajalikud esemed veebikaubamajast Kaup24.ee. Rääkides lisaks mööblile ka kontoriköögi sisustamisest ootab teid kodumasinate valikus kõik kolimiseks ja uue kontori sisustamiseks vajalik, alates kontori köögis vajalikest kannudest kuni soodsate pesumasinateni, mis peseb väikese töömeeskonna tööriided. Tellides kõik ühest kohast ja korraga, säästate aega ja raha.

Kui kolimine põhjalikult läbi mõelda ning teha korralik ettevalmistustöö, on protsess kiire ja sujuv ning ettevõtte töö kannatab minimaalselt. Siis jääb üle vaid uues kontoris end mõnusalt sisse seada ja tööle asuda.

Kaup24.ee