Autor: Saago.eu • 15. jaanuar 2024

Stell on üks juhtivatest kinnisvara korrashoiu ja hooldamise teenuseid osutavatest ettevõtetest Eestis. Teenuste valik on läbi aastate laienenud ning täna ollakse valmis pakkuma terviklahendusena või üksikteenustena kõiki kinnisvarakeskkonna juhtimiseks (korrashoid, hooldus jm) vajalikke teenuseid. Stellil on enam kui 400 äriklienti (1300 objektiga) ja lisaks hallatakse üle 300 korteriühistu üle Eesti.

Stell Eesti AS

• Valdkond: Kinnisvarakeskkonna juhtimine

• Meeskond: 1500+ inimest

• Esindused: Tallinn, Pärnu, Jõhvi, Tartu, Viljandi, Kuressaare ja Haapsalu

Mis olid Stelli väljakutsed aastal 2020 ja miks nad otsisid uusi lahendusi?

Kuna Stelli ärimahud on jõudsalt kasvanud, siis eesmärgiks oli muuta tööde juhtimist efektiivsemaks. Sellest tulenevalt sõnastati uued teesid, et luua uus digitaalne lahendus tööde juhtimiseks kinnisvara korrashoiu sektoris, sest olemasoleva tarkvara arendamine ei olnud enam otstarbekas. Uue lahendusega sooviti saada digitaalset ülevaadet kõikidest klientidest, objektidest, töödest, hoolduskavadest ja klientide pöördumistest ühes keskses keskkonnas.

Stelli põhilised kitsaskohad teenuste haldamisel olid järgmised:

1. Kasutusel oleva kliendihaldustarkvara paindumatus – kasutusel olev tarkvara ei arenenud koos ettevõtte ning selle uuenenud ärivajadustega. Plaaniliste- ning tellimustööde haldus ei rahuldanud Stelli olemasolevaid ning võimalikke tuleviku vajadusi.

2. Töötajate haldamise ülevaatlikkuse parendamise vajadus – seoses tehnotööde mahu ja tehnikute arvu kasvamisega oli vaja keskkonda, kus oleks võimalik hallata nendele planeeritud töid ka lähtuvalt nädalavahetustest, riigipühadest jne.

3. Ametipositsioonile omaste töökohustuste teostamise keerukus – tehniliste tööde planeerijal puudus mugav tööriist igapäevaste tööülesannete täitmiseks (tehnikutele/elektrikutele tööülesannete koostamine ja graafikusse planeerimine).

4. Puudus reaalajas infovahetus Äriregistriga – kliendiandmete haldamine oli käsitöö ja puudus andmekontrolli võimalus Äriregistriga.

5. Paberaktide „uputus“ – kõik teostatud tööd kirjeldati paberaktidel ning nende jõudmine kinnitajateni ja raamatupidaja töölauale oli ajakulukas ning akti sisu loetavus oli kohati raske.

Miks Stell otsustas kasutusele võtta Saago?

“Meie otsus langes Saago kasuks põhjusel, et turul puudusid kohandatavad IT-lahendused konkreetselt kinnisvara halduse ja korrashoiu jaoks“ ütles kvaliteedijuht Jaanika Tõnnisson. Alternatiivina oleks Stell jätkanud vanaviisi või võtnud kasutusele mõne suure tarkvaratootja, kellega aga läbirääkimised ei viinud mõistlike lahendusteni.

Stelli kogemuse põhjal suurenes Saago kasutuselevõtuga ettevõtte läbipaistvus tehnotööde planeerimises ning sellest tulenevalt paranes ka kõikide tööülesannete tagasiside. Seda kinnitab ka tehniliste tööde planeerija kommentaar: „Oma töös vajalike funktsionaalsustega harjumine oli lihtne. Tervikuna võimaldas Saago digitaliseerida kõik töökäsud ning parendada oluliselt aktide andmekvaliteeti, mille tulemusena suutsime automatiseerida enda raamatupidamise.“

Kas süsteemi juurutamisega esines probleeme?

Uus tarkvara „raputab“ olemasolevat süsteemi ja viib nii ettevõte kui selle töötajad välja olemasolevast mugavustsoonist. Loomulikult oli ka Saago kasutuselevõtuga alguses probleeme, mis peaasjalikult oli tingitud tarkvara pidevast muutumisest. Tarkvara arendamine on kestev protsess, mistõttu ilmes juurutusprotsessi käigus rida kitsaskohti, millele eelnevalt ei osatud tähelepanu pöörata.

Juurutamise perioodil korraldasime ettevõttes nii mõnegi asja ringi, mille tulemusena paranes tehnilise meeskonna töö efektiivsus – suutsime elimineerida väga palju manuaalset tööd info liigutamisel ühest programmist teise. Lisaks säästsime aega arvete genereerimisel ja nende digitaalsel edastamisel kliendile. Paranes oluliselt tööde teostamise ülevaade ja töötaotluste menetlemine. Tehniliste tööde planeerija: „Probleeme on esinenud ja esineb tänaseni. Uuendustega kaasneb paratamatult vajadus mõelda läbi olemasolevad protsessid ning neid parendada. Tarkvara osas aga tuleb harjuda uute funktsioonide ja/või visuaalse poolega“.

Tarkvara juurutamise juures on oluline ka töötajate kaasamine ja koolitamine, et tekiks uus kasutusharjumus. Juurutamise perioodil toetas Saago meeskond meid koolitustega, et töötajate üleminekut uuele tarkvarale lihtsustada. Stelli Lääne piirkonnajuhi kommentaar kasutuselevõtu osas oli: „Suuri raskusi ei olnud, kuid see oli töötajate lõikes erinev“.

Mis on Stelli töötajate lemmikfunktsioonid või Saago toote osad ja miks?

Tänane Saago kasutus on meie organisatsioonis inimeste põhiselt erinev – haldurite, tehnikute ja tööde planeerijate tööprotsessid on väga erinevad ja sellest tulenevalt on igal kasutajal välja kujunenud enda lemmikfunktsioonid.

Tehniliste tööde planeerija: „Töötaotluste "lohistamine" ekraanil graafikus õigele kohale - kiirus ja kasutajamugavus on uskumatult lihtne!“

Lääne piirkonnajuht: „Korraliste tehnograafikute sisestamise võimalus reeglite ja tegevuste alusel on täielikult automaatne. See muudab nende ülesannete jälgimise lihtsaks.“

Suurkliendihaldur: „Automaatne aktide PDF formaati genereerimine ja nende edastamine kliendile on väga lihtne.“

Raamatupidaja: „Oma töölõigu tegemine ja aktide alusel arvete koostamine on väga mugav. Ei kujutaks ette, kui peaks veel paberakte kasutama.“

Mis on muutunud alates Saago kasutuselevõtust?

Tehnohoolduse poole pealt on meil kindlasti parem ülevaade tegevustest mida me teostame kliendi suunal, sest kõik tööülesanded ja nende täitmine on reaalajas jälgitavad. Samuti on tänu Saagole võimalik koguda kliendi tehnosüsteemide kohta rohkem andmeid, mis võimaldab meil paljusid probleeme juba ennetada pakkudes kliendile eos välja parendusi, mis mingi ülesande täitmisel ilmnevad. Selle tulemusena saame pakkuda paremat kinnisvara korrashoiuteenust.

Saago võimaldab digitaliseerida kõik kinnisvara tehnosüsteemidega seotud tegevused ja seeläbi pakkuda hooldustegevuste ülevaadet. Loomulikult on ka meie enda hoonepõhine dokumentatsioon (hoolduspäevikud) kvaliteetsem ja kliendile lihtsamini edastatav.

Mis puudutab numbrilisi edusamme, siis on meil tehnohoolduses väga selgelt näha järgmist:

1. Kuude lõikes täidetud tööd tundides ettevõttes kokku ja ka kliendipõhisel;

2. Täidetud tööd tundides, mille eest me pole arveid esitanud;

3. Keskmine töö hind kliendi ja kogu ettevõtte lõikes;

4. Keskmine ja mediaan ajaline viide tööülesande täitmisel st. kui palju läheb üle tähtaja tööülesanne).

„Saago on lahendanud meie ettevõtte jaoks mitmed probleemid. Eelmise aasta lõpus valmis Saagol ka analüütikamoodul, mis võimaldab meil reaalajas saada ülevaadet ettevõtte töötajate hõivatusest, nädalaste tööülesannete täituvusest ning loomulikult kliendipõhistest rahavoogudest. Neid andmeid on nüüd mugav kasutada uute äriotsuste tegemisel“, vaatab lootusrikkalt tulevikku finantsjuht Kaur Õllek.

Soovitame ettevõtetel mõelda selle peale, kus soovitakse olla 5 aasta pärast. Tuleb esitada küsimusi teemadel – kas tänased protsessid ja tarkvaralahendused on jätkusuutlikud ka 5 aasta pärast? Kas inimesed on tänaste protsessidega rahul või on kohti, mida saaks ja peaks oluliselt parendama?

Kindlasti on tarkvara valikul ja juurutusprotsessis oluline kirja panna lähteandmed ja eesmärgid. Enne Saago juurutamist võiks koostada ettevõttes toimivad ning võimalikult täpsed protsessikirjeldused, mis hoiavad oluliselt kokku aega soovitud lõpptulemuse saavutamisel.

Positiivse tulemuse tagab avatud mõtlemine eelkõige protsessi juhtide tasandil, st. iga asi võetakse võimalikult kiiresti kasutusele ning ollakse valmis ka olemasolevaid protsesse muutma.

Lõpetuseks lisab Kaur Õllek: „Meile teadaolevalt ei ole ühtegi tarkvaratootjat, kes suudaks luua sellise ülevaate nii kiirelt nagu seda teeb Saago meeskond. Selles mõttes oleme neile väga tänulikud, et tagasiside, mille tarkvara suunal edastame jõuab lõpuks ka tootesse ja lihtsustab ettevõtte siseseid tegevusi veelgi.“

Saago

Saago on seadmete ja kinnisvara hooldustarkvara, mis aitab seadmete- ja kinnisvarahaldajatel ning omanikel optimeerida töögraafikuid, automatiseerida hooldusplaane ja hallata tõhusalt alltöövõtjate tööd.

Vaata ka saago.eu