Töökeskkonna strateeg: levinuim viga on tahta „uut ja lahedat“ bürood

Kui toimetad sektoris, kus on suur konkurents heade inimeste kaasamiseks, siis lihtsalt pead pidevalt tegelema töökeskkonna arendamisega. Töökeskkonna füüsilised parameetrid on oluline vundament organisatsiooni tulemuslikkuse ehitamisel, ütleb töökeskkonna strateeg Tiina Liitmäe.

Tiina Liitmäe räägib headest ja halbadest näidetest büroopindade kavandamisel 25. oktoobril toimuval konverentsil Workplace happiness: õnnelike töökohtade kujundamise kunst.

Pane ennast kirja SIIN.

Järgneb intervjuu Tiina Liitmäega.

Miks töökeskkonnast  ja selle muutmise vajadusest viimasel ajal aina tihedamini räägitakse?

Põhjuseid on kindlasti rohkem kui üks.

Erinevalt väga levinud arvamusest ei ole kulud kindlasti peamine põhjus. Kümnekorruselise büroohoone ja traditsioonilise kontori korral, kus igal töötajal on oma töölaud, aga inimesed teevad pidevalt tööd kuskil mujal on umbes kolm korrust täiesti kasutuseta, aga nende eest tuleb maksta. Siis tasub kindlasti hakata mõtlema kulude peale.

Tööjõukulud on aga märkimisväärselt suuremad kui kontori ülalpidamiseks kuluv rahasumma. 10% kasvu kontori ülalpidamiskuludest teenitakse tagasi juba 1%-lise tulemuslikkuse kasvuga. Samas võib 10% kinnisvarakulude kärpimist tulemuslikkusele fataalset mõju avaldada, kui tegemisi väga detailselt läbi ei mõelda.

Väga oluline põhjus töökeskkonna muutmise vajadusest rääkida on demograafia. Elanikkond vananeb ja väheneb. Ettevõtted ning organisatsioonid konkureerivad omavahel töötajate pärast, talentide värbamise ja hoidmise nimel tuleb pingutada rohkem kui kunagi varem. Üheaegselt on tööturul neli erinevat põlvkonda, kelle väärtushinnangud on väga erinevad.

Töö ise on väga palju muutunud, aga ka töö tegemise viisid, sest tehnoloogia annab võimalused, millest veel mõni aeg tagasi unustadagi ei osanud. Muutnud keskkonnas ei saa vana moodi jätkata: see pole  jätkusuutlik. Kui ajaga kaasas ei käi ja tulevikuvajadustele ei mõtle, tuleb „pood“ varem või hiljem kinni panna. Charles Darwinit tsiteerides: „Mitte kõige tugevam liik ei jää ellu, ega ka mitte kõige intelligentsem, vaid see, kes on kõige rohkem valmis muutuma“.

Ökoloogilise jalajälje vähendamine on teema, millega tegelema sunnib seadusandja oma aasta-aastalt karmistuvate keskkonnanõuetega. Mulle tundub, et me ka mõtleme üha keskkonnateadlikumalt ja tahame pärandada järeltulevatele põlvkondadele heas seisus keskkonna.

Millega töökeskkonna strateeg igapäevaselt tegeleb?

Üks arhitekt nimetas töökeskkonna strateegi tööd eeltöö eeltööks. Ilmselgelt sellist mõistet ehitusprojekti standardis ei ole. Kui päris aus olla, siis ei ole mul ka ühte lühikest, löövat ja kõikehõlmavat definitsiooni töökeskkonna planeerimise jaoks.

See on segu väga paljudest valdkondadest. Igapäevaselt tegeleb töökeskkonna strateeg tegevustega, mis võimaldavad nii organisatsioonil enesel kui arhitektil/projekteerijal aru saada, kuidas organisatsioon töötab täna ja tulevikus ning mida ta vajab tulemuste saavutamiseks. Et luua töökeskkond, mida organisatsioon vajab, alustame koos organisatsiooniga analüüsist: strateegia, struktuur, tööprotsessid ja organisatsioonikultuur; millised on sihtrühmad; mis on täna ja millisena nähakse tulevikku jne.  Töökeskkonna strateegia sünnib töötubade, küsitluste, intervjuude, protsesside ülevaatuste, ruumikasutuse auditite, sihtrühmade teekondade kaardistamise, andmete analüüsimise,  pilootprojektide testimiste, erinevate lahendusalternatiivide läbikaalumise ja paljude muude tegevuste tulemusel.

Millest soovitaksite ettevõtte juhil alustada, hakates uut kontorit või muid tööruume kavandama või soovides olemasolevaid parendada?

Alustaks diagnoosimisest – kus on tegelikult probleem. Kas ootustele mittevastavates tulemustes on süüdi moest läinud „mittelahe“ kontor või ei saa meeskond tegelikult piisavalt tagasisidet või ...? Eesmärkide-vajaduste läbimõtlemise jaoks tasub aega võtta. Hiljem ehitamise käigus vigu parandada on ütlemata kulukas.

Ruumikujundus on paljuski nagu mood või tehnoloogia – trendid tulevad ja lähevad, „lahe“ või „äge“ on väga subjektiivsed hinnangud. Oluline ei ole lähtuda moe viimasest sõnast, vaid hinnata organisatsiooni eripära ja vajadusi. 

Kui juba mõtlema hakata, kus ja kuidas me tööd tahame teha, siis tuleb füüsilise keskkonnaga paralleelselt ka virtuaalsega tegeleda. Tehnoloogia on võtmeks kaasaegse töökeskkonna loomisel.  Ilma IT-toeta pole võimalik paindlikkust tagada ega töötada seal kus tahad ja millal tahad.

Palun nimetage mõned füüsilised parameetrid, mis teevad töökeskkonna tulemuslikuks? Või vastupidi, vähem tulemuslikuks?

Ma arvan, et tulemuslikkus on enam kinni mittefüüsilistes parameetrites. Füüsilised parameetrid on pigem sellised hügieenifaktorid või vundament, mille peale ehitama saab hakata.

Uuringud ütlevad, et 21-23°C temperatuuriga ruumis on bürootöötajate tulemuslikkus kõige suurem. Ja õhku peab olema, see on jälle uuringutega üheselt tõestatud. Siin on see konks, et inimesed kipuvad rääkima, et õhku ei ole, aga tegelikult on ruumis hoopis liiga kõrge temperatuur.

Valgus peab sobima täidetava ülesandega ja tunduma võimalikult loomulik. Aga mis see õige on, on päris palju kinni kasutaja subjektiivsetes hinnangutes.

Akustiline foon peab kindlasti sobima täidetava ülesandega. Kontrollimatu müra ja segamine, mis häirib ülesannetesse süvenemist, võib vähendada tulemuslikkust ja rahulolu. Samavõrd halb on täielik vaikus.

Kui valmid on teie kogemuse põhjal Eesti juhid töökeskkonna parendamisse investeerima?

Just eelmisel nädalal rääkis üks juht mulle, kuidas nende tänane ruumiprogramm on organisatsioonis toimunud muutusi arvestades täiesti ebafunktsionaalseks muutunud, aga nad ei saa väga midagi teha, sest investeering tuleks põhitegevuse arvelt.

Esiteks, kui Sa oled üüripinnal, siis on läbirääkimiste küsimus, kes investeerima peab. Teiseks, tulles alguse juurde tagasi – 10% kasvu kontori ülalpidamiskuludes teenitakse tagasi hinnanguliselt juba 1%-lise tulemuslikkuse kasvuga.

Samas on üllatavalt palju neid, kes on valmis pidevalt investeerima seinavärvi või uutesse mööblielementidesse selle asemel, et tegeleda juhtimiskultuuri arendamisega.

Päris kindlasti on töökeskkonna parendamisse investeerimise valmidus seotud tegevusalaga. Kui toimetad sektoris, kus on suur konkurents heade inimeste kaasamiseks, siis lihtsalt pead pidevalt tegelema töökeskkonna arendamisega.

Milliseid vigu töökeskkonna kavandamisel olete Eestis kõige enam märganud?

Üks viga, mida ikka ja jälle tehakse, on lihtsalt „uue ja laheda büroopinna“ tahtmine. Ei mõelda läbi, mida ja miks on vaja ja mis see miski siis tegema peaks. Äge disain üksi organisatsioonikultuuri ei muuda ega loo tulemusi.

Teine asi on see, et tahetakse kaasaegset organisatsiooni ja töökeskkonda, aga töökultuuri ja juhtimispõhimõtteid ei olda valmis kaasajastama. Töötamise maailm on muutunud ja ta ei saa mitte kunagi enam endiseks. Üks osa juhte ei taha või ei oska tulemuspõhiselt juhtida ja fakt on ka see, et osad töötajad ei taha vastutust võtta.  Juhtimiskultuur peab arenema ja töötajad peavad õppima ise otsuseid vastu võtma: kus, millal, kellega ja kuidas oma tulemusi saavutada.

Kolmas suur probleem on töötajate vähene kaasamine. Suuri muudatusi ei saa teha kuskil kabinetivaikuses. See ei tähenda, et töötajatega peaks läbi rääkima sisearhitektuurseid detaile. Aga inimesi tuleb kaasata tulevikuvisiooni loomisse, aruteludesse kus ja kuidas nad tahaksid jõuda oma eesmärkideni. Kaasamine on üks võtmeelemente. Küsige näiteks Telialt, kuidas nad saavutasid selle, et suurem osa nende inimestest on uue töökeskkonnaga rahul.

Kuidas hindate Eestis tegutsevate (sise)arhitektide kompetentsuse taset suuremate ja rohkearvuliste töötajatega bürooprojektide kavandamisel?

Kompetents on erinevatel arhitektidel/sisearhitektidel väga erinev. Tuleb aru saada, et kavandamine ja loomine on meeskonnatöö, erinevate osapoolte koostöö. See töö on tellija materjalist. Kui lähteülesanne on „tehke meile midagi“, siis midagi tehaksegi ja üldse mitte halvasti. Iseasi, kas see „midagi“ ikka on see, mida vaja on.

Tiina Liitmäe räägib headest ja halbadest näidetest büroopindade kavandamisel 25. oktoobril toimuval konverentsil Workplace happiness: õnnelike töökohtade kujundamise kunst.

Pane ennast kirja SIIN.