Kuidas juhtida ajutist meeskonda?

Mõnes organisatsioonis teevad töötajad tegevusi kindlaks määratud protsesside alusel ja iseseisvaks lähenemiseks ruumi ei ole. Just taolises keskkonnas on projekti käsitlemine erilise tööna igati põhjendatud.

Lisaks sellele, et töökultuur on koostööpartneritel erinev, on ka keskkond pidevalt muutuv. Eriti praeguses olukorras. Koostöö eeldab, et see on enne tööde algust läbi mõeldud ja vormitud mingiks ajaperioodiks kokkulepitud plaaniks. Üldine etapiplaan tavaliselt ka püsib kokkulepitud kujul, kuid igapäevane töökorraldus eeldab väga paindlikku lähenemist. Koostöö korraldus ongi 100% agiilne ehk paindlik. Etapi plaanid täpsustatakse 1-2 nädalaks ette ja vastavalt vajadusele planeeritakse ka päevategevused. Plaani mõte seisneb selles, et projektiga seotud inimesed saaksid üksteisega arvestada. Samas on projektid suure määramatusega, vahele tuleb kõiksugu ootamatusi. Projektijuhid tegelevad pideva ümberplaneerimisega - sõltuvalt sellest, mis toimus eelneval perioodil, kavandatakse järgmised. Tänasel päeval ei räägi me ainuüksi muutustest, mis tekivad nädalate või päevadega, vaid lausa tundidega.

Ka projekti mõiste on muutumas. Viimased versioonid rahvusvahelistest projektijuhtimise standarditest räägivad lisaks "asja ära tegemisele“ aina enam erinevatest eestvedamise meetoditest ning rõhk liigub rohkem juhtimise ja juhi tähtsuse poole.

Projekti all mõeldakse praegu pigem erilist juhtimist, kui erilist tööd. Selliste ühekordsete töödega, mida tehakse ajutise meeskonnaga, puutume kokku iga päev. Kõiki neid töid ei kuuluta me projektideks, aga projektipõhist juhtimismetoodikat tuleb ajutise töö korraldajal kasutada sellegipoolest.

Koostöö korraldajalt, nn projektijuhilt, oodatakse võimekust panna lühikese ajaga pühendunult ja harmooniliselt tööle väga erinevate tööharjumustega inimesed. Veel keerulisemal juhul on kollektiivil käsil mitu erinevat ülesannet samaaegselt. Kusjuures nende tunnetatav olulisus võib igal hetkel muutuda. Lisaks keskkonna muutustele peab arvestama, et inimesed ei ole oma otsustes mitte ratsionaalsed, vaid 100% emotsionaalsed. Nad lähtuvad valikutes sellest, mis just otsustamise hetkel oluline tundub. Tihti on tulemuseks see, et koostöö lubadustest ei peeta kinni. Inimesed ei ole mitte lohakad ja kohusetundetud, vaid teised tööd ja tegemised osutusid sel hetkel nende jaoks mingil põhjusel olulisemaks. Mõnel juhul langetatakse valik ülesande keerukusest lähtudes – alustatakse alati sellest, mis tundub kõige lihtsam.

Kui projekt õigeks ajaks või kokku lepitud kujul valmis ei saa, on vastutajaks projektijuht, olenemata meeskonnasiseselt tehtud valikutest.

Kirjeldatud keeruline keskkond eeldab koostöö korraldajalt vastavat ettevalmistus ja kogemust. Eesti projektijuhi kutsestandard, mis on koostatud IMPA standardit eeskujuks võttes, kirjeldab 28 projektijuhi kompetentsi, mille olemasolul ajutise meeskonna juhtimisega edukalt hakkama saada. Nõutavate kompetentside hindamine annab kindlustunde, et projektijuht saab hakkama ka keerulises juhtimiskeskkonnas. Projektijuhilt eeldatakse hoolivat ja lugupidavat käitumist kõigi projektiga seotud inimestesse. Ta peab suutma kiiresti kohaneda erinevate inimeste käitumise ja tööharjumustega. Koostööd tegevatest inimestest (sh distantsil töötavatest) tuleb lühikese aja jooksul luua meeskond kõigi vajalike tunnustega, et ühise eesmärgi nimel pingutada ja kõigiga arvestada. Lisaks meeskonna juhtimisele on äärmiselt oluline iseendaga toimetulek sellises stressirohkes ja suure määramatusega keskkonnas.

Projektijuhtimise meetodi tundmine annab sisemise kindluse, mis omakorda mõjutab väga tugevalt koostöökeskkonda. Kutse tõstab projektijuhi konkurentsivõimet, sest tema teadmisi ja oskusi on hinnanud kolmas professionaalne sõltumatu osapool. Organisatsiooni juhtidele annab kutseliste projektijuhtide omamine kindlustunde, et nad teavad mida ja kuidas teha ning hoomavad projekti ka keerulistes tingimustes. Hästi korraldatud töö tõstab tööviljakust ja on seeläbi otseselt seotud kulusäästliku ja kasumliku tulemusega. Mida väiksemad on koostöös ajakaod, seda tõhusam on iga projekt.