Elektrooniline infopäevik aitab tehniliste tööde planeerimisel

Üha suurenev tehnohooldustööde maht ettevõttes ning tehnikuteringi laienemine tekitas vajaduse tööde igapäevast korraldust muuta. Hooldusfirma ISS tehnilise teenistuse juhi Timo Kallase sõnul on mõeldamatu opereerida üle 30 tehniku tööd ilma infotehnoloogiliste lahendusteta.

Viimasel aastal oleme tehnilise teenistuse üksustes seadnud eesmärgiks ISSis kasutatava kliendihaldusprogrammi Sales Logix (edaspidi SLX) kohandamise tehnoteenustele ja hooldustehnikutele sobivaks. Lahendite leidmine selles programmis võimaldab meil nüüdsest  tehnohooldustöid planeerida ja nende osutamise korda standardiseerida, ehk viia ühistele alustele kogu ISSis üle Eesti. Tegevuse lõppeesmärgiks on viia ka tehnohooldusteenused vastavusse kvaliteedijuhtimisstandardi ISO 9001 nõuetega. Vastav dokumentatsioon saab kaante vahele ja kinnitatud juba septembri kuu jooksul.

Lisaks vahetule suhtlemisele klientide ja kolleegidega on tehnikutel rohkem vaja töötada arvutiga. Igale tehnikule on tehtud arvutisse kasutajaliides, et ta saaks jälgida kõiki teda puudutavaid tööülesandeid. Tehnikutele avaneb SLXis tööde kalender, kuhu on kuupäevaliselt ja kellaajaliselt planeeritud ennetavate hooldustööde ja ühekordsete tellimustööde ülesanded. Hooldustehnikute kohustuseks on ülesannete läbiviimine selleks kavandatud aegadel ja detailsete selgituste lisamine SLX-i ülesannete teostuse kohta.

Samas annab hooldustööde planeerimise kalender igal ajal ülevaate tehtud ja tegemata töödest. Enam ei tule kuu lõpus hakata meenutama, kas üks või teine töö sai teostatud. Ja kui sai, siis mis täpselt sellel objektil tehti. Kõik tegevused fikseeritakse tehniku poolt SLXis, mida on alati võimalik kontrollida. Kusjuures erinevalt eelnevatest aastatest on hooldustehnikud sunnitud loetlema kirjalikult ka plaaniliste tööde käigus tehtud tööd, mitte piirduma mugava „OK“ga.

Tööde ja tegevuste digitaalne fikseerimine jätab maha elektroonilise jälje ning moodustab infokogumi, mida saab pidada objekti elektrooniliseks hoolduspäevikuks. Päevikuks, millest on lihtne anda ülevaate oma klientidele. Korrektselt täidetud digitaalne hoolduspäevik tõstab meie usaldusväärsust klientide jaoks. Erinevad tehnohooldustööd on ISSi teenustest ehk kõige raskemini seiratavad ja mõõdetavad, sest spetsialiste, kes oskaksid tehtud töid sisuliselt hinnata on klientide juures vähe, mistõttu tellitaksegi töö väljastpoolt. Heade tavadega haldusettevõttena saame kliendile tõestada, et ka tema jaoks keerulises, kuid sageli ärikriitilises valdkonnas on asjad kontrolli all.

Digitaalne hoolduspäevik võimaldab omakorda kõigil ettevõtte sisestel SLX-i kasutajatel, näiteks objekti halduritel ja võtmekliendihalduritel, hõlpsat ligipääsu objekti hooldusajaloole.

Tänane SLX-i arendaja on valmis pakkuma meile ka nutitelefoni lahendust, et infovahetus muuta veel operatiivsemaks ja tehnikud saaksid näiteks objektil viibides kliendile mingeid teenuseid juurde pakkuda, oma kalendrit seirata ning seejärel uued tellimused juba ise oma digitaalsesse kalendrisse sisestada.

Täismahus ilmus artikkel ISS Eesti siselehes.

Autor: Timo Kallas