Korteriühistute probleemid seisavad sageli otsustusvõimetu juhatuse taga

VAU Halduse asutaja ja uute projektide juht Alar Toomik ütleb, et kuigi sageli pole elanikud haldusfirmaga rahul, jõutakse partneri vahetamiseni tavaliselt alles siis, kui kannatus on viimse piirini viidud. “Ära oodatakse viimane piisk karikasse, mil ühistu juhatus ei jaksa enam haldurit taga ajada,” märgib ta.

Tihti on selleks viimaseks piisaks mõni konkreetne, kuid suurem mure — hooldamata tehnosüsteemid või selgelt käest ära lastud heakord. “Korteriühistute kõige sagedasemad probleemid halduritega on koristuse kvaliteet, mis ei vasta ootustele ja puudulik kommunikatsioon,” selgitab Toomik. See tähendab seda, et ühistu juhtkond ei saa haldurilt tegemiste kohta piisavalt infot, elanikud ei saa aru, mis majas toimub, kuid märkavad musta koridori, ja lõpuks tekib tunne, et keegi ei haldagi kortermaja.

Sügavamad probleemid tulevad aga välja alles siis, kui olukorda hakatakse süsteemselt analüüsima. “Oleme näinud olukordi, kus tehnohoolduse eest on inimestelt aastaid raha küsitud, kuid reaalseid töid pole tehtud. See kõik selgub alles auditi käigus,” lisab ta ning nendib, et tihti on paberil asjad isegi korras, kuid tehnosüsteemid näitavad midagi muud.

Üheks suurimaks kitsaskohaks haldusturul on haldurite ülekoormus. Toomiku sõnul pole haruldane, et ühel halduril on korraga 30–40 maja. Kui see ajaliselt lahti võtta, tähendab see, et ühe maja jaoks jääb ühes nädalas umbes tund. “Sellise ajaga ei ole võimalik maja juhtida ning kui korteriühistu juhatuse liige peab ise halduri tööd korraldama, siis on asi jama,” on ta veendunud.

Paratamatult tegeletaksegi siis ainult kõige põletavamate probleemidega, samal ajal kui ennetav hooldus jääb tahaplaanile ning viib ajas aina kallimate ja veelgi keerulisemate muredeni. “Kuuleme ka väga tihti, et üldkoosolekutel lepitakse justkui kokku, mis majas vaja ära teha, kuid järgmine aasta samal koosolekul tõdetakse, et midagi tehtud pole,” toob Toomik näiteid elust enesest.

Haldusteenuse vahetamine ei ole keeruline protsess, kuid paljud korteriühistud lükkavad seda edasi, kartes ajakulu ja segadust. Levinud on arusaam, et haldusfirma vahetamine nõuab üldkoosolekut ja ulatuslikku hääletust. Tegelikult see nii pole ning sadu allkirju maja pealt kokku korjama ei pea. Üldkoosolek kinnitab majanduskava ning annab ühtlasi ka juhatusele volitused vajalike teenuste, sealhulgas haldusteenuse, tellimiseks. See tähendab, et juhatusel on nii õigus kui ka vastutus haldusfirma vahetuse otsus ise vastu võtta, kui see peaks vajalik olema maja sujuvaks toimimiseks.

Toomiku sõnul võivad pikad arutelud olulisi töid hoopis pidurdada ning probleemid selle aja jooksul veelgi süveneda. “Alati leidub majas keegi, kes on muudatuste vastu. Kui juhatus tegutseb otsustavalt ja kasutab oma volitusi, on protsess sujuvam ja tulemus kogu majarahvale parem.”

Sageli tekitab hirmu mitte haldusettevõtte vahetamise otsus ise, vaid küsimus, mis saab edasi – kuidas toimub üleminek ja kas igapäevane toimimine jääb katkematuks. VAU Haldus võtab pärast juhatuse otsust kogu protsessi enda kanda.

Olemasolevalt haldusfirmalt võetakse üle kogu asjaajamine ja lepingud, misjärel toimub süsteemne sisseelamisperiood. Selle käigus korrastatakse ja viiakse uutele alustele nii raamatupidamine, tehnohooldus kui ka koristusteenused. “Eesmärk on tagada, et üleminekuperioodil ei tekiks ühtegi teenusekatkestust ning maja igapäevane toimimine jätkuks sujuvalt,” ütleb Toomik ning lisab, et üleminekuperioodil korteriühistu haldusteenuse eest topelt maksma ei pea.

VAU Halduse töökorraldus erineb turul levinud praktikast ka selle poolest, et kõik teenuslepingud sõlmitakse otse korteriühistu nimel. See tähendab, et haldusfirma ei vahenda teenuseid ega teeni nende pealt vaheltkasu, vaid juhib protsessi ja hoiab silma peal kvaliteedil.

“Kui ühistul on juba olemas partnerid, kellega ollakse rahul, võivad need teenused jätkuda ka pärast haldusfirma vahetust. Sellisel juhul võetakse need partnerid lihtsalt ühtsesse töökorraldusse, nende tööd kontrollitakse ning liidetakse digitaalse hoolduspäeviku süsteemiga, mis annab juhatusele pideva ja läbipaistva ülevaate tehtud töödest,” tutvustab Toomik.

Just selline lähenemine — klaar ja selge, annab ühistule ka tulevikuks kindlustunde. “Kui peaks tekkima vajadus haldusfirmat uuesti vahetada, ei pea alustama nullist ega otsima kiiruga uusi teenusepakkujaid. Kõik olulised lepingud jäävad alles.”

Toomiku sõnul on see teadlik vastand turul levinud nn “musta koti” mudelile, kus haldusfirma vahetamine võib tähendada ka kõigi seniste teenuste katkemist, ise sealjuures teadmata, mis teenuseid üldse saadud on ning millise hinnaga. “Meie roll on olla juhatuse käepikendus – teeme ära kogu tehnilise töö, kuid lõplik kontroll ja otsustus jääb alati ühistule,” rõhutab ta.

Uue kliendiga koostöö algab VAU Haldusel põhjaliku tehnilise auditiga. Toomik ütleb, et nad pole veel üle võtnud ühtegi maja, kus puuduks haldusvõlg ehk olukord, kus mingid vajalikud tööd on jäänud õigel ajal tegemata.

Mõnel juhul on olukord muutunud aegkriitiliseks, eriti siis, kui tehnohooldust ei ole aastaid regulaarselt tehtud ning süsteemid on enneaegselt amortiseerunud.

Sellistes olukordades koostatakse tegevuskava, kus pannakse paika prioriteedid ja liigutakse samm-sammult selle suunas, et maja seisukord kontrolli alla saada. Suure haldusvõlaga korteriühistutes on tihti just prioriteetide puudumine saanud põhjuseks, miks vajalikke tegevusi ei suudeta ellu viia.

Tehnilise poole kõrval on VAU Halduse töös olulisel kohal väga hea kommunikatsioon. Korteriühistute elanikud ei karda tavaliselt halbu uudiseid, vaid pigem teadmatust. Järjepidev ja arusaadav info liikumine aitab selliseid olukordi vältida.

“Me jagame elanikele regulaarselt ja operatiivselt ülevaadet tehtud töödest ning edasistest plaanidest, juhatus saab detailsema info igakuiselt ning kogu protsessi toetavad nutikad lahendused. Digitaalsed hoolduspäevikud võimaldavad juhatusel jälgida, mis majas toimub, ning annavad kindlustunde, et kõik on kontrolli all,” räägib Toomik.

Tülikana näiv haldusfirma vahetus toob enamasti kaasa hoopis selguse ja kergenduse. Korteriühistu roll selles protsessis on määrava tähtsusega, sest juhatuse liige esindab sadade inimeste huve ja vastutab oma otsuste eest ka varaliselt. Tuues paralleeli ettevõtte juhtimisega, siis on korteriühistu juhatusel samasugune täidesaatev roll ning nagu pole võimalik ettevõtet juhtida otsuseid langetamata, ei saa seda teha ka korteriühistu puhul.

“Just seetõttu pole õige halduspartneri valik vaid formaalsus paberil, vaid tähtis strateegiline ning pika vaatega otsus. Õiged sammud õigel ajal aitavad vältida hilisemaid suuri probleeme ja hoida kinnisvara väärtust. See on investeering, mitte kulu,” rõhutab VAU Halduse asutaja Alar Toomik.