Kinnisvarahaldajate ja -hooldajate TOP: tippu viisid uus juhtimissüsteem ja digipööre

Edetabeli võitja, ärikinnisvarale keskendunud Ermeesia eristub laia teenusevaldkonna poolest, kuid ettevõtte juhid on seda meelt, et mulluse edu taga on uuendused personalisüsteemis ja digitaliseerimine.

Kinnisvarahaldajate ja -hooldajate TOPis esikohal oleva Ermeesia OÜ käive küündis 2018. aastal üle 4,2 miljoni ja kasum rohkem kui 353 000 euro. “See kõik on puhas meeskonnatöö,” põhjendab õnnestunud majandusaastat Ermeesia juhatuse liige Kätlin Tamme, kelle sõnul käibki jutt kogu töötajaskonnast, ka neist, kes igapäevaselt reaalselt objektidel kohal viibivad, seal koristavad, parandavad või hooldustöid teevad.

“Muutsime oma ettevõtte struktuuri selliselt, et tekkis laiapõhjaline juhtimine. Meil on avar tööpõld, pakume muu hulgas tehnohaldust, energiamajanduse teenust, projektijuhtimist, mistõttu on meil palju osakondi, mida juhivad parimad oma ala eksperdid. Ettevõtte administratiivpool suhtleb osakonnajuhtide ja objektidel töötavate inimestega. Samuti toimib paralleelne suhtlemine osakondade vahel,” selgitab Tamme töökorraldust, kus puudub üks suur käsutav juht.

Ehkki esiotsa võis mõnele vanaviisi harjunud töötajale uus süsteem võõras tunduda, on pärast paariaastast perioodi saanud selgeks, et nii liigub info kiiremini ning töötajad saavad ettevõtte toimimisest ning ka iseenda töö tähendusest paremini aru.

Digipäevikud inimestele ja hoonetele

Paralleelselt organisatsiooni personalisüsteemi reformimisega alustas Ermeesia tööprotsesside digitaliseerimist. “See oli veel keerulisem, sest kõik inimesed ei armasta uuendusi. Me ei saanud ka kedagi sundida, kellele ei sobinud, lahkus,” tõdeb Tamme. Need, keda asi huvitas, said aga omalt poolt sõna sekka öelda. “Digitaliseerimise õnnestumise edu võti seisnes selles, et me kaasasime süsteemi arendamise juurde inimesed, kes pidid hakkama seda kasutama. Meie eesmärk oli kohe alguses teada saada, mida nemad vajavad,” kinnitab Tamme.

Mis siis muutus? Töötajate tööplaanid viidi sisse ühte süsteemi – omamoodi digipäevikusse. “Sealt saab tehnik teada, millisel objektil ta ühel või teisel päeval töötab, mis seal on vaja teha, kas on ilmnenud probleeme, millest ta enne tööleasumist peaks teadma,” selgitab Tamme, kelle sõnul on tänu sellele nüüd kõigi töötajate päevakava vastavalt tema koormusele täidetud ja ruumi on jäetud ka ettenägematutele avariiolukordadele.

Ermeesia teine juhatuse liige Priit Laug lisab omalt poolt, et digilood saab koostada ka kõikidele hoonetele, mille hooldusega Ermeesia tegeleb. “Seal on kirjas, millal üks või teine töö tehti, kes tegi, kas ilmnes mingeid takistusi, kas ja millal tuleb teha järelkontrolli,” loetleb Laug. Kõiki andmeid saab muuta ja täiendada. Selline lugemismaterjal on äärmiselt väärtuslik eelkõige hoone omanikule. “Me saame andmete põhjal koostada statistika, määrata hoone elukaart, näha juba ette, millal vajavad seadmed väljavahetamist, et omanik teaks selle õigel ajal eelarvesse panna,” toob Laug välja veel võimalusi digiandmetest kasu saada.

Uuendused kajastusid tulemustes

Kokkuvõttes vähenes digitaliseerimisprotsesside kasutuselevõtmisega oluliselt bürokraatia, sest kõik inimeste töötunnid, tehtud tööd, selleks varutud materjalid ja teenitud töötasu sisestatakse pidevalt süsteemi. “Ermeesia-suguse suure ettevõtte raamatupidamise teeb see hulga lihtsamaks,” kinnitab Tamme.

Üleminek digisüsteemidele algas 2017 kevadel. Tänaseks on esimene ehmatus ammu möödas ning keegi ei kujuta enam vanaviisi töökorraldust ettegi. Tamme ja Laug leiavad, et uuendused on stimuleerinud töötajate loovust ja kaasamõtlemise soovi. Mis on igati teretulnud, sest arendustegevus ettevõttes jätkub ning ideed on oodatud.

Kuid juba praegu kinnitavad Ermeesia juhid, et paar aastat tagasi ette võetud muudatused on mõjunud soodsalt ettevõtte majandusnäitajatele. “Tegevused on täpselt paigas, töö kiirem ja tõhusam, kulud väiksemad, sest vead avastatakse kiiremini. Firma suudab rohkem ja sealjuures pole meil tõusnud töölolevate inimeste arv,” hindab Laug.

Tööjõupuudus Ermeesiat ei kummita. Erinevalt hooldusvaldkonna tavapraktikast on siin vähe kaadrivoolavust ja kohad täidetud. Kätlin Tamme sõnul tuleb häid töötajaid hoida. “Tahame, et inimesed õpiks ja areneks, anname endast parima selle võimaldamiseks.”

Ermeesia OÜ

Asutas 2004. aastal Kristo Peerna, kes on siiani ettevõtte mentor.

Omanik DT GRUPP OÜ, kellele kuuluvad ka Done Haldus OÜ ja Done Cleaning OÜ.

Käive mullu 4,28 mln eurot, kasvas aastaga 59%.

Ärikasum mullu 353 246 eurot, kasvas aastaga 71%.

Lepingulisi objekte ligi 100, kokku 2 mln ruutmeetrit – nt Viru Keskus, Solaris Keskus, Maakri Kvartal, T1 Kaubanduskeskus, Mustamäe Keskus, Arsenal Keskus, Finest ärimaja.

Töötajaid 120

Targad majad või elumajad?

Tulevikusuundadest rääkides mainib Priit Laug haldusfirmade koostööd arendajatega. Üha enam kõlab mõte, kuidas hooldusettevõte peaks olema võrdne partner juba enne hoone sündi. Siin võivad osade firmade puhul saada takistuseks puudulikud teadmised ja ka vähene kogemus, sest majad lähevad aina keerulisemaks.

“Maja teeb keeruliseks moodne tehnoloogia. See, kui targaks on hoone ehitatud ja kui ökonoomseks ning ratsionaalseks püütakse seal teha süsteemide kasutus. Hästi lihtne on süsteemid püsti panna ja kogu tootlikkusel tööle seadistada, mis siis, et suvepuhkuste ajal on kohal ehk vaid 20% inimestest. Klient ehk omanik peab juba projekteerimisel suutma endale hoone funktsionaalsust ette kujutada, et maja ei muutuks pärast majanduslikult kurnavaks,” selgitab Laug. “Appi saab tulla konsultant, kes aitab hoone ekspluatatsiooniaegse juhtimise läbi mõelda, aga praegu pole selliseid teenusepakkujaid turul veel palju.”

Nii et tööpõldu jagub Ermeesial esialgu veel küll. Kas aga pole seni puhtalt ärikinnisvarale orienteeritud ettevõttel tulnud kiusatust liituda ka elukondliku kinnisvara hooldusteenuse pakkujatega?

“Oleme mõelnud,” tunnistab Priit Laug, viidates kerkivatele kaasaegsetele terviklikele uusarendustele nagu Noblessneri uus elukvartal ja Uus-Veerenni asum. “Need on nõudlikud majad. Ja sellise maja haldur peab olema suutlik tehniliselt põhjendama korteriühistule, milleks üht või teist asja vaja. Meil oleks oskused ja teadmised olemas, et koduomanikest koosneva emotsionaalse seltskonna ette astuda. Millal see juhtub, seda praegu veel ei tea. Selge on see, et oma laeva me kindlasti tagurpidi keerama ei hakka, jääme ärihoonete haldusfirmaks, aga tõsi on, et meie võimekus kasvab ja ka erakliendid soovivad kõrgekvaliteedilist kinnisvarahooldust.”